top of page

Forretning før kode …og samarbejde over leverance



Digitalisering, forretning og samarbejde


Digitalisering – næsten alle firmaer har ordet med i deres strategi, men hvad betyder det?

Ordet digitalisering kan nogen gange godt give mig sved på panden – for selv om jeg synes, jeg er rimelig habil i forhold til min pc, tablet og telefon, bliver det hurtigt sort-sort snak, når jeg snakker om digitalisering, IT og kode med nogle, der arbejder med det.

Der er så mange fagtermer, at jeg næsten kan blive helt bange for at snakke digitalisering – for der er så mange fagtermer jeg ikke forstår.


I arbejdet med dette opslag lavede jeg en Mentimeter måling på LinkedIn. Dels for at få netværkets bud på hvad man tænker på når man hører ordet “Digitalisering”, dels for at få en ordsky-illustration til opslaget.

I ordskyen er effektivisering det ord der er nævnt mest, ligesom det er på andre ordskyer om digitalisering, jeg har set ved googlesøgninger. Jeg tillader mig at konkluderer at digitalisering bl.a. handler at effektivisere sin forretning, og derved gøre den mere rentabel/konkurrencedygtig.


Det kan endda (som nævnt i ordskyen) være et værktøj til at genopfinde ens forretning – som det skete under COVID-19 pandemien, hvor nogle fysiske butikker overlevede ved at gå on-line.


Mennesker, delagtiggørelse, information mm indgår også i ordskyen – her synes jeg ikke digitalisering adskiller sig fra anden forandringsledelse – det er altid vigtigt at tænke menneskene/medarbejderne ind og sikre et højt informationsniveau, ikke mindst om hvorfor man gør det.


Det er stor forskel på fortællingen om digitalisering. Hvis man primært siger effektivisering tænker mange at det er en omskrivning for nedskæringer. Bliver historien derimod fortalt som en vej til at skabe vækst og at fjerne kedelige opgaver, bliver den som regel opfattet mere positivt. Allan Kirkeby Andreasen fra A2Software har udtrykt det på denne måde: “ I mine over 20 år i IT branchen har jeg ikke set én person, der er blevet sparet væk grundet IT, tvært imod jeg har set mange virksomheder, der vokser, fordi de bliver mere effektive grundet IT.”


Når man som leder vil lave forandringer, har jeg også altid været en stor fortaler for at involvere de tillidsvalgte (tillidsrepræsentanter og ArbejdsMiljø-Repræsentanter) på et meget tidligt tidspunkt. De har ofte hjulpet mig til at se “blinde vinkler”, og når de forstod, hvorfor forandringen kom, kunne de også bedre agerer gode ambassadører for forandringen fra start af.


Da jeg begyndte at arbejde sammen med Allan fra A2Software, blev jeg også klogere på digitalisering – eller måske var det mere at jeg genopdagede noget – nemlig at digitalisering starter jo ikke med digitale fagudtryk, men med en snak om forretningen.


Ordskyen viser vel egentlig også at digitalisering handler om forretningen.

· Hvad er forretningsideen? – og er den tidssvarende?

· Hvordan er hele leverancesystemet/forsyningskæden sat sammen?

· Hvor er der unødig støj på linjen – ting der gør processerne tunge eller langsomme?


Jeg har erfaring for, at man sagtens kan bruge LEAN værktøjer som fx Value Stream Mapping til at få et visuelt overblik over en ordre leverance og derved identificerer det, der på moderne ledelsessprog kaldes Pains – eller ting i et system der kan forbedres.


I et tidligere job, havde vi for eksempel rejsende medarbejdere, der lavede service i hele verden. Når der var travlt, blev de ofte sendt ud på nye opgaver, inden de havde fået meldt alt ind i ERP systemet, som skulle til før en faktura kunne sendes.

Det gjorde, at fakturaerne nogle gange først blev sendt et godt stykke tid efter, at et job var færdigt.


Det gav en eller rettere flere pains:

  • Likviditeten blev ramt fordi det tog for lang inden pengene kom i hus

  • Antallet af klager steg, fordi kunderne af og til havde glemt, hvad der evt havde været af problemer i udførelsen af en service. Det kostede tid at få svaret på disse klager og få kunden gjort tilfreds igen

  • Dækningsgraden på de samlede serviceopgaver faldt, fordi der ofte i forbindelse med en klage måtte gives en dekort. Problemerne med at huske hvad der var sket, ramte nemlig også internt i vores egen virksomhed.

Vi havde en KPI, der hed “Days job done – invoice out” (der var beregnet som den gennemsnitlige tid det tog fra et job var færdig til vi havde sendt fakturaen). Der var et mål om, at få denne KPI under 10 arbejdsdage, men oftest var den mere.


For nylig snakkede jeg med et andet service firma som via en digitaliseringsløsning fra A2Software var nede på max 5 dage på denne KPI og som følge deraf også havde færre klagesager.

Digitaliseringsløsningen var startet med en snak om forretningen i dette og en kortlægning af hele den kæde af opgaver, der skulle håndteres inden fakturaen blev sendt. Derudfra, blev der udarbejdet en on-line løsning med en app, således at man kunne fakturere inden 5 dage efter jobbet var færdigt, uanset om den rejsende var hjemme eller rejst ud på job igen.


Andre eksempler kunne være løsninger til at optimere projektledelse, integration af forskellige systemer i en leverancekæde osv.

Screendump fra A2Software


Mit opslag med Mentimeter gav mig i øvrigt en henvendelse og et link til en Computerworld artikel om “God digitalisering” skrevet af Ole Moth Madsen fra Moth Digital (https://www.computerworld.dk/art/251933/god-digitalisering-kontra-daarlig-digitalisering)


I artiklen giver Ole eksempler på både god og dårlig digitalisering og slutter med flg fem gode råd, som hermed er givet videre:

1. Beskriv formålet med digitalisering og hvad skal gevinsten bruges til.

2. Brug it til at undgå fejl, som mennesker laver typisk via fritekstfelter.

3. Inddrag kunderne til at give en bedre kundeoplevelse – da de også selv tænker digitalisering.

4. Undgå at bygge store digitale løsninger før alle fakta er på plads.

5. Lav tjek før du opretter produkter og kunder, så du undgår tilbageløb.


Total cost of Implementation

Der er en del “standard”-løsninger på markedet for digitalisering, men både min erfaring og det jeg hører rundt omkring er, at det sjældent blot er “PLUG and PLAY” løsninger – oftest viser der sig behov for diverse tilpasninger til fx det eksisterende økonomisystem etc.


Dvs at der efter indkøbet af standardløsningen kommer ekstraomkostninger for tilpasningerne, og implementeringen kommer let til at vare væsentligt længere, end det var planlagt fra start af. Resultatet af dette er frustration blandt brugerne og øgede omkostninger for virksomheden.


Det havde måske totalt set været billigere, at få et system der på forhånd var tilpasset netop den forretningsmodel virksomheden operer efter. Eller der blev indgået et leverancepartnerskab, hvor samarbejde om at få den optimale løsning blev prioriteret frem for en benhård pris- og leverancekontrakt. En sådan indeholder af gode grunde ikke de problemer man først oplever i forbindelse med implementeringen af de(n) nye digitaliseringsløsning. Oven i dette kan der jo også laves en løbende service aftale, så den nye løsning hele tiden tilpasses virkeligheden for virksomhedens forretningsmodel.


Jeg kender ikke til undersøgelser af, hvordan den totale implementerings omkostning ved indførelsen af nye digitale løsninger er i forhold til de planlagte omkostninger. Det er dog min klare overbevisning at overskridelser af budgetter og tidsplaner, mere er reglen end undtagelsen.


Så en stor anbefaling fra min side om at tænke ”Total cost of Implementation” når man planlægger at investere i digitaliseringsløsninger.

Foto fra Wix

Summa summarum

Jeg synes måske mest at digitalisering er et nyt ledelses buzzword, der i mine øjne dækker over et værktøj til hele tiden at sikre at ens forretningsmodel er i takt med udviklingen både i markedet og i systemværktøjer.

Derfor vil jeg også hellere snakke om det som forretningsudvikling, og starte enhver dialog med en snak om den nuværende forretningsmodel og hvor den bevæger sig hen over tid.

Herefter kan vi så snakke mulige måder at optimere forretningen på – med brug af digitalisering, kompetenceudvikling osv.


Det er muligt at få støtte til decideret digitaliserings konsulenthjælp– fx via SMV:Digital som her i Nordjylland styres af Erhvervshus Nordjylland (se her: https://bit.ly/41rt2wB )


Foto fra Erhvervshus Nordjyllands hjemmeside.


I programmet kan du bl.a. ansøge om tilskud på 100.000 kr. til indkøb af privat rådgivning, som blandt andet kan:

· hjælpe dig med at afklare din virksomheds behov

· beskrive digitale løsningsmuligheder

· rådgive dig vedrørende implementering.


Skulle du/I have lyst til at drøfte forretningsudvikling og digitalisering med mig (måske sammen med Allan fra A2Software) så tøv ikke med at kontakte mig på +45 2086 8621 eller på poul.knudsgaard@outlook.dk


/Poul


Hunin Advice ...ledelsessparring, der peger fremad


52 visninger0 kommentarer

Seneste blogindlæg

Se alle

Comments


bottom of page